Se över din datahantering en sista gång nu, inför att dataskyddsförordningen GDPR börjar gälla.

 

Vad är dataskyddsförordningen och GDPR?

Dataskyddsförordningen är ett EU-direktiv som gäller som direkt lag i alla medlemsländer från den 25 maj 2018. På engelska kallas förordningen för General Data Protection Regulation (GDPR).

Syftet är att skydda människor som finns med i olika typer av register, som till exempel dig själv, så att personuppgifterna om dig är riktiga och används på ett korrekt sätt. Du ska också kunna få reda på vad det står om dig i ett register. Omvänt behöver du se till att uppfylla samma saker för personer som finns med i dina register.

GDPR gäller inte bara register över människor i företag utan även organisationer, till exempel bostadsrättsföreningar, ideella föreningar med flera. GDPR gäller dock inte register över bolag och andra juridiska personer, eftersom de inte är människor.

 

Var ska jag börja?

GDPR innehåller många regler, så det kan vara svårt att veta var man ska börja någonstans. Ett bra tips är dock att du går igenom GDPR-guiden, som Datainspektionen (DI) har tagit fram tillsammans med verksamt.se.

• GDPR-guiden

Guiden är lättanvänd och det går snabbt. Du svarar ja eller nej på 9 frågor och sedan får du förslag på vad du bör göra.

Guiden tar upp vanliga områden i ett företag där du behöver tänka på GDPR och hur du bör göra.

Några av de saker guiden inte tar upp är att du ska kunna lämna information om vad du har registrerat om en person på begäran, och i vissa fall ska du också kunna föra över ditt register till någon annan (dataportabilitet). Det här är dock frågor du behöver ta hjälp av dina programleverantörer om. Ytterligare en viktig sak är att du behöver ha en rutin för anmälan till Datainspektionen om du råkar ut för ett datorintrång, eventuellt också för information till de berörda i registren.

 

Tips inför GDPR

1. Gör en lista över hur du hanterar personuppgifter
   • Guidens utvärdering visar vad listan behöver innehålla
2. Kundregister
   • Uppgifter om kontaktpersoner hos företagen, eller om enskilda näringsidkare, är uppgifter om människor
     • …  men de får registreras för att hantera avtal med kunderna
   • Registering av fler uppgifter än vad som behövs för att uppfylla avtalet? Bara om kunden godkänner det
   • Informera kunderna om vilka uppgifter som sparas och hur de används
   • Uppgifter om bolag och andra juridiska personer är inte uppgifter om människor
     • … de omfattas inte av reglerna om GDPR
3. Marknadsföring
   • Nyhetsbrev och liknande till kunderna är OK
   • Utskick till kunderna måste innehålla möjlighet att tacka nej till fler utskick
   • Mail till andra än kunderna kräver godkännande av mottagaren i förväg (samtycke)
4. Mejl
   • Undvik känsliga uppgifter via mejl, till exempel lönebesked
   • För över eventuella personuppgifter till andra system och radera mejlen
5. Bokningssystem
   • Registrera uppgifter som behövs för en bokning, men undvik fler uppgifter
6. Leverantörsregister
   • Samma regler som för kundregister (se punkt 2 ovanför)
7. Personalregister
   • Underlag för löner, försäkringar etc. behövs för att uppfylla företagets avtal med den anställde och är OK
   • Register för att rapportera löner behövs för att uppfylla företagets skyldigheter enligt lag och är OK
8. Personuppgifter på webben
   • Kontaktuppgifter och foto kan vara OK att publicera på webben utan den anställdes medgivande
     • … om personen har kundorienterade uppgifter eller är chef
   • I övriga fall kan företaget behöva medgivande från den anställde
   • Företaget ska informera de anställda om publiceringen
9. Tidsbegränsa registreringen
   • Skriv i listan över dina olika personregister (se punkt 1 ovanför) hur länge uppgifterna sparas
   • Radera personuppgifterna när de inte behövs längre
10. Skydda personuppgifterna
    • Uppdaterade antivirusprogram, kryptering av trådlösa nätverk, uppdaterade programvaror i datorerna
    • Begränsa vilka som får komma åt personuppgifterna internt
    • Skicka inga känsliga personuppgifter via mejl
    • Säkerhetskopiera!

Testa ditt företag i guiden, det tar bara ett par minuter! Sedan får du konkreta tips om vad du behöver tänka på i guidens utvärdering.

 

Pålitlig information om GDPR

Det vimlar av information om GDPR på internet, förmodligen också i inkorgen för din mail. Det är dock säkrast och bäst att du i första hand hämtar din information från DI, som är den svenska myndighet som övervakar att GDPR följs. DI har skrivit information som är betydligt mer lättläst än själva regelverket. Du kan också vara säker på att informationen från DI är officiella tolkningar som du ska kunna lita på. Här hittar du information om GDPR på hemsidan hos DI.

• datainspektionen.se/datareformen

DI kan besluta om kännbara avgifter för den som bryter mot reglerna. Samtidigt kan alla råka ut för problem även om man gör allt för att följa reglerna. Om du kan visa upp vad du har gjort för att följa personuppgiftsförordningen och informationen från DI så är det förmildrande omständigheter. Så tänk på att följa den officiella informationen från DI och att dokumentera hur du följer GDPR!

 

Kontakta oss om GDPR

Fråga DI om något är oklart och tala gärna med oss om du har funderingar. Du kan också se våra tidigare artiklar om GDPR.

• Kontakt
• 2017-05-08: Förbered dig för dataskyddsförordningen
• 2017-08-22: Dataskyddsförordningen – Dina checklistor för GDPR

Lördag kväll 24 mars 2018 kan det vara praktiskt att ställa fram klockan en timme vid läggdags. Söndag morgon 25 mars får vi nämligen sommartid 02.00, då tiden plötsligt hoppar till 03.00. Vi förlorar alltså en timme men vi får ju mera ljus under månaderna som följer.

 

Ändras tidskillnaden till andra länder?

Tidsskillnaden mellan Sverige och andra länder inom EU förändras inte. Medlemsländerna följer nämligen ett gemensamt direktiv för tidsändringen.

Om du har kontakter utanför EU kan du däremot behöva se upp, eftersom tidsskillnaden gentemot Sverige kan påverkas.

 

Intressanta länkar

Du kan läsa mer om hur det fungerar här.

• Viktiga datum
• Sommartid (Wikipedia)

Här kan du kolla tiden i alla länder du har affärer och kontakter med.

• timeanddate.com

 

Mickael har valt att sluta sin provanställning hos oss.

Vi tycker att det är tråkigt, men önskar honom all lycka till på det nya jobbet.

Viktig och lönsam information för dig företagare – Alla som prenumererar på vårt nyhetsbrev fick igår (2018-02-27) färsk information och nya tips.

Nyhetsbrev med innehåll

Byggtjänst med omvänd moms? | Anmäl verklig huvudman nu | Friskvårdsbidrag för fler | Kortfakta 2018

Gratis abonnemang

Se nyhetsbrevet Här om du inte redan har fått det. Anmäl dig i så fall för gratis abonnemang!

Nu kan ditt företag erbjuda friskvårdsbidrag till fler aktiviteter och skattefritt upp till 5 000 kr.

• Uppdatering 2019-06-30 efter nytt rättsfall i HFD Friskvårdsbidrag är skattefritt upp till 5 000 kr

 

HFD öppnade dörren

Högsta Förvaltningsdomstolen (HFD) fastställde i en dom den 12 januari 2018 att friskvårdsbidrag kan användas skattefritt för golf.

Ett företag erbjöd de anställda ett friskvårdsbidrag på 4 000 kr. En av de anställda ville använda bidraget till banavgifter på pay and play-banor och säsongskort hos en driving range.

Personalförmåner är skattefria om de är av mindre värde. För motion och friskvård gäller dessutom att aktiviteterna ska vara av enklare slag. Nyckelorden här är ”mindre värde” och ”enklare slag”. Bland annat golf, segling, ridning och utförsåkning har hittills räknats som exklusiva aktiviteter. Därmed har företaget inte kunnat bekosta dem skattefritt för den anställde.

HFD uttalar att vad som ansågs vara exklusivt när reglerna kom på 1980-talet kan vara av enklare slag idag. I domen godkändes golfspel på pay and play-bana och driving range som motion av enklare slag. Dessutom fastslog HFD att om aktiviteten kostar mer än friskvårdsbidraget så påverkar inte det förmånens värde. Värdet är fortfarande beloppet som företaget betalar. I det här fallet var friskvårdsbidraget på 4 000 kr och det ansågs vara av mindre värde.

Den anställde vann alltså målet. Golf på pay and play-bana och driving range ansågs vara av enklare slag. Friskvårdsbidraget på 4 000 kr ansågs vara av mindre värde. Bidraget blev därmed skattefritt.

 

SKV ändrar inställning

Skatteverket (SKV) har tagit intryck av domen i HFD. I ett ställningstagande från den 24 januari 2018 säger SKV att friskvårdsbidrag är skattefria under följande förutsättningar.

1. Lika belopp och samma villkor
   • Friskvårdsbidraget ska erbjudas med lika stort belopp och på samma villkor till alla i personalen
   • Beloppet får proportioneras med arbetstiden utan att kravet på ”lika stort belopp” bryts
     • En anställd som arbetar 50 % kan erbjudas ett hälften så stort friskvårdsbidrag som en heltidsanställd
2. Mindre värde
   • Högst 5 000 kr inklusive moms är skattefritt per anställd och år
   • Om friskvårdsbidraget är högre får den anställde skatta för den delen som används över 5 000 kr
     • Förutsatt att aktiviteten fortfarande kan bedömas vara av enklare slag
3. Enklare slag
   • HFD tonade ner betydelsen av detta krav, så nu godkänns till exempel golf, ridning, segling och utförsåkning till skillnad från tidigare
   • SKV anser dock att en helhetsbedömning ska göras
     • Friskvårdsbidrag till aktiviteter som kräver tillgång till avancerad eller dyrbar utrustning blir skattepliktigt som lön
     • Motorsport, fallskärmshoppning och hästkörning kan exempelvis fortfarande inte utövas med hjälp av skattefritt friskvårdsbidrag
   • SKV anser också att en aktivitet som i sin helhet är dyr och exklusiv inte kan delbekostas med skattefritt friskvårdsbidrag
     • Exempelvis ett årskort på gym för 14 000 kr som inkluderar en rad exklusiva tillägg
   • SKV anser slutligen att friskvårdsbidrag till aktivitet som kostar mer än 1 000 kr per gång blir skattepliktigt som lön

Ställningstagandet gäller från den 1 januari 2018.

 

Kontakt om friskvårdsbidrag

Självklart är det frivilligt för varje företag om man vill ge de anställda en friskvårdsförmån och hur mycket. Det är också frivilligt för den anställde att utnyttja en eventuell förmån. En viktig begränsning är dock att friskvårdsbidraget är skattefritt för anställda. Du som driver enskild firma eller är delägare i ett handelsbolag kan tyvärr inte få ett skattefritt friskvårdsbidrag själv. En upprörande orättvisa, men så är det enligt dagens regler.

Har du frågor om hur du kan använda friskvårdsförmånen för personalen i ditt företag? Vänd dig i så fall gärna till din kontaktperson hos oss.

• Kontakt

Du behöver tillämpa reglerna om omvänd moms ifall du utför en byggtjänst på fastighet för köpare som har verksamhet inom (eller hyr ut arbetskraft till) bygg- och anläggning eller  byggstädning. Området är komplicerat och du behöver göra en bedömning från fall till fall. Du behöver inför varje uppdrag ställa dig följande frågor.

1. Utför jag en byggtjänst?
2. Avser mitt uppdrag en fastighet?
3. Ska min köpare faktureras med omvänd moms?

Är svaret ”Ja” på alla tre frågorna ska du tillämpa reglerna om omvänd moms.

 

Vad är omvänd moms?

I vanliga fall är det säljaren som tar ut moms, men vid omvänd moms är det köparen som ska deklarera och betala in moms på sitt inköp. Samtidigt gör köparen avdrag för momsen i den grad verksamheten tillåter det.

 

Fråga 1. Vad är en byggtjänst?

Reglerna om omvänd moms gäller följande byggtjänster.

• Mark- och grundarbeten
• Bygg- och anläggningsarbeten
• Bygginstallationer
• Slutbehandling av byggnader
• Uthyrning av bygg- och anläggningsmaskiner med förare

Här ingår också reparationer, rengöring, underhåll, ombyggnader och rivningar av fastighet. Det leder oss till nästa fråga.

 

Fråga 2. Vad är fastighet?

Reglerna om omvänd moms förutsätter att byggtjänsterna har utförts på fastighet. Vad som är en fastighet i momssammanhang definieras i ett EU-direktiv. Det är nytt från förra året (1 januari 2017) och innebär en del ändringar av vad som är fastighet och inte. Enligt momsreglerna är en fastighet:

1. Varje bestämd del av jorden, på eller under dess yta, som det är möjligt att äga eller besitta
2. Varje byggnad eller konstruktion som har fästs vid eller i marken, ovan eller under havsnivån, och som varken kan monteras ned eller flyttas med lätthet
3. Varje föremål som har installerats och ingår som en integrerad del av en byggnad eller konstruktion och utan vilken byggnaden eller konstruktionen är ofullständig, exempelvis dörrar, fönster, tak, trappor och hissar
4. Varje föremål, utrustning eller maskin som är varaktigt installerad i en byggnad eller konstruktion och som inte kan flyttas utan att byggnaden eller konstruktionen förstörs eller förändras

Denna definition av fastighet medför att till exempel reparation av en spis behandlas olika i olika fall. Två exempel:

1. En spis i en bostad eller en restaurang repareras
   • I Sverige är spisen en självklar del av bostaden eller restaurangen och därmed ingår den i fastigheten – en bostadsfastighet vore ofullständig utan spis (jämför ”c” i definitionen ovan!)
   • = Reparationen är en byggtjänst
   • = Du ska fakturera reparationen med omvänd moms om kunden är en köpare som ska tillämpa dessa regler, annars ska du fakturera med vanlig moms
2. En spis i en industrifastighet
   • Spisen är inte en nödvändig del för att industrifastigheten ska fungera för sitt ändamål – en industrifastighet är fullständig även utan spis
   • = Reparationen är inte en byggtjänst
   • = Du ska fakturera reparationen med vanlig moms, oavsett vem kunden är

Exempel 1 leder oss in på vilka köpare du ska fakturera med omvänd moms.

 

Fråga 3. Vilka köpare ska tillämpa omvänd moms?

Reglerna om omvänd moms gäller köpare som tillhandahåller bygg- och anläggningstjänster eller byggstädning. Köpare som hyr ut arbetskraft för dessa tjänster omfattas också.

Avgränsningen innebär att omvänd moms inte gäller till exempel privatpersoner. Till dem ska du fakturera dina tjänster och materialet med pålägg för moms som vanligt.

 

Kontakta oss om dina byggtjänster

Du som bygger, anlägger, installerar eller reparerar kan i vissa fall behöva mer information av din kund för att veta om du utför arbetet på en fastighet eller inte. Kontakta oss gärna om du behöver hjälp att bedöma ett uppdrag!

• Kontakt

”Avdragslexikon” och ”Belopp och procentsatser” har uppdaterats till 2018.

På sidan Kortfakta hittar du länkar till flera matnyttiga sidor, där du snabbt kan hämta information.

• Belopp och procentsatser, för åren 2004-2018
  • Privatpersoner
  • Företag och organisationer
• Avdragslexikon, för åren 2017-2018
  • Privatpersoner
  • Företag och organisationer

 

Kontakta oss

Välkommen att leta rätt på det du är intresserad av med hjälp av dessa länkar! Ta gärna hjälp också av din kontaktperson hos oss om hur du bäst använder informationen för din egen del.

• Kontakt

Idag är vi glada över att kunna välkomna Lovisa Törnblom till oss. Lovisa är redovisningskonsult och hon kommer att arbeta med löpande kunduppdrag.

Lovisa är ett kunnigt tillskott som kommer förstärka vår redan kompetenta personalstyrka ytterligare.

Du hittar alla kontaktuppgifter till Lovisa och alla andra på sidan Kontakt.

Viktig och lönsam information för dig företagare – Alla som prenumererar på vårt nyhetsbrev fick i fredags (2018-01-19) färsk information och nya tips.

Nyhetsbrev med innehåll

Digital inlämning | Anmäl verklig huvudman | Trängselskatt är förmån 2018 | Sjukpenningnyheter | Statslåneräntan 2018

Gratis abonnemang

Se nyhetsbrevet Här om du inte redan har fått det. Anmäl dig i så fall för gratis abonnemang!

Lämna din bokföring digitalt till oss! Vi har tekniken för att hantera elektronisk inlämning och väntar bara på att du som kund ska komma igång med digital inlämning i stället för på papper. Är du redan där? Då är det bara att gratulera, men kolla ändå tillsammans med oss om det är mer du kan trimma av din administration.

Vi hjälper dig minska din pappershantering, minska administrationen och öka effektiviteten. Det gäller i alla led: fakturering till kunder, fakturor från leverantörer, betalningar, löner, skattedeklarationer och själva bokföringen. Ju mer vi kan göra allt detta elektroniskt med dig, desto enklare blir det för dig.

På sikt vill vi upprätta din bokföring i realtid. Det går, bara vi har löpande digital inlämning. Och då blir du ju av med bokföringsmaterialet löpande också, ingen jobbig arbetspuckel vid varje månadsskifte.

 

Kontakta oss för elektronisk inlämning

Tala gärna med din kontaktperson hos oss så hjälper vi dig igång.

• Kontakt